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Kurzfristig chaotisch, langfristig erfolgreich

Wir überschätzen, was wir an einem Tag schaffen können
und unterschätzen, was wir in einem ganzen Jahr erreichen können.

Bestimmt kennen Sie diese Situation auch: Man startet ambitioniert in den Tag, hat sich einiges vorgenommen und ist vielleicht sogar motiviert, die lange Liste der offenen To-Do’s Punkt für Punkt zu erledigen. Richtige Planung ist alles, darum haben Sie sogar Zeitfenster für die verschiedenen Aufgaben reserviert. Gegen Mittag weicht die anfängliche Motivation einer gewissen Ernüchterung: Noch nicht einmal ein Drittel der zu erledigenden Punkte konnte abgestrichen werden.

Vollends frustriert sind Sie gegen Abend, wenn der „Super Gau“ des Büroalltags eintrifft: Statt die Liste der To-Do’s abgebaut zu haben, vermehrten sich die offenen Aufgaben auf wundersame Weise. Wie ist das nur möglich, fragen Sie sich müde und mit einem unbefriedigenden Gefühl im Bauch. Wie kann es sein, dass man einen ganzen Arbeitstag fleissig Aufgabe um Aufgabe erledigt und doch, scheinbar zumindest, nicht vorwärts kommt?

Einige Gründe liegen auf der Hand:

  • Selbst die beste Planung ist möglicherweise unrealistisch: Zu viel vorgenommen in zu kurzer Zeit.
  • Unterbrechung durch Kunden.
  • Zeitfresser wie ausgedehnte Kaffee-/Rauchpausen oder Surfen im Internet.
  • Rückfragen von Mitarbeitenden.
  • Neue Aufträge vom Chef.
  • Unstrukturiertes Arbeiten, da zu viel auf einmal erledigt wird (oder dies eben versucht wird.).
  • Perfektionismus

Jeder hat seinen eigenen Arbeitsstil

Ich beschäftige mich nun schon seit rund 20 Jahren mit dem Thema Zeitmanagement. Etwa zu dieser Zeit leistete ich mir eines dieser dicken, eindrücklichen Zeitplansysteme (Agenda). Rückblickend war dies wohl eher meinem Ego als einer besseren Zeiteffizienz förderlich, aber das wäre ein anderes Thema. Ich habe etliches gelesen, vieles versucht und erziele auch ansprechende Resultate (sprich: Ich schaffe es zum Beispiel, vorgegebene Abgabetermine einzuhalten). Doch zwei Dinge sind geblieben: Erstens bin ich nicht so toll strukturiert, wie ich mir dies im Idealbild vorstelle. Zweitens gibt es diese Tage wie oben beschrieben immer wieder mal und ich bin abends geschafft, weil ich hart gearbeitet habe und doch (gefühlsmässig) nicht vorwärts gekommen bin.

Ein Weiteres frustriert mich (im Vertrauen gesagt) auch etwas: Meine Frau hat sich nie gross etwas aus Zeitmanagement-Tools, geschweige denn aus entsprechenden Fachbüchern, gemacht. Aber, und das ist der eigentliche Frust, sie hat den Umgang mit der Zeit und mit den zu erledigenden Aufgaben mindestens so gut im Griff wie ich. Während ich zuwarte, bis der Termindruck wächst und wächst, erledigt meine Frau zuverlässig das, was sie sich auf ihrem einfachen Monatsplan im Voraus eingetragen hat.

Meine Erfahrung lehrt mich folgendes: Wichtiger als alles Zeitmanagement-Wissen und das Kennen allermöglichen Tools, ist das Erkennen des eigenen Zeit-Typs. Ich muss ein System haben, das mir entspricht und meinem Typ gerecht wird. Wenn mich eine „engmaschige Tagesstrukturierung“ in meiner Kreativität und Arbeitsweise einengt, lasse ich besser die Hände davon. Verliere ich mich hingegen in allen möglichen Details, muss ich mir Zeitlimits setzen.

Eine weitere Erkenntnis aus den letzten 20 Jahren ist diese: Wir überschätzen, was wir an einem Tag schaffen können und unterschätzen, was wir in einem ganzen Jahr erreichen können. Es gibt Tage, da nehmen wir uns Grosses vor, kommen aber trotzdem kaum vom Fleck. Doch blicke ich auf ein ganzes Jahr zurück (was ich kürzlich zusammen mit meinem Coach und diese Woche mit meiner Familie in Form unseres Jahrbuches gemacht habe), stelle ich fest: Wow, das war ein reiches Jahr. Da habe ich (da haben wir) ganz viel erlebt und erreicht. Ich bin meinen grossen Zielen näher gekommen.

Und das führt mich dazu, dass ich noch vehementer für Jahresziele (PEP) und Lebensplanung (LiB-Kompass) einstehe.

Das Jahr ist noch jung, auf was möchten Sie in zwölf Monaten zurückblicken können?

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Mein  Blogbeitrag dieser Woche dreht sich um den Lebensbereich “Arbeit“.

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Die innere Vision

Da die Welt am 21. Dezember nun doch nicht untergegangen ist, wird es höchste Zeit, sich noch rechtzeitig einige Neujahrsvorsätze zu fassen.

Doch so einfach ist das ja bekanntlich nicht. Die allermeisten Vorsätze geraten schon nach wenigen Tagen in Vergessenheit und taugen daher wenig bis nichts. Gut gemeint, aber eben doch nur wirkungsloses Wunschdenken nach dem Motto „mehr schlafen, mehr Sport und weniger trinken, weniger nörgeln“.

Das müsste eigentlich gar nicht so sein. Richtig gemacht, können Neujahrsvorsätze sehr kraftvoll sein. Es gibt kaum etwas Stärkeres als ein inneres Bild, das uns antreibt: Eine Vision, die wir unbedingt erreichen wollen. Derselbe Mechanismus, der dem Spitzensportler mit dem glasklaren Medaillenziel vor Augen hilft, die vielen Entbehrungen und täglichen Strapazen des Trainings auf sich zu nehmen, können auch wir uns zum Freund und Helfer nehmen.

Nicht was andere gut finden würden oder was in der Gesellschaft gerade Trend ist, treibt uns zu Bestleistungen an. Darum sind Neujahrsvorsätze, die uns quasi von aussen überstülpt werden, untauglich. Da kann ein Gesellschaftsideal noch so gross sein, wenn es nicht zu meinem persönlichen Ideal wird, ist es kraftlos und sorgt höchstens für ein schlechtes Gewissen.

Ein verinnerlichtes Bild vor Augen

Ziele von aussen – auch „extrinsische Motivation“ genannt – vermögen als Vorsätze nicht zu überzeugen. So wünschenswert ein bestimmtes Verhalten oder eine gesellschaftliche Norm auch sein mögen, sie bleiben wirkungslose Ziele von aussen.
Anders ist es mit den persönlichen Zielen, die von unserem Innersten kommen (intrinsische Motivation). Wenn wir eine innere Vision für unser Leben haben, setzen wir ungeahnte Kräfte und Kreativität in uns frei.

Wie der hier schon mehrfach zitierte Erich Fromm sagte:

„Wenn das Leben keine Vision hat, nach der man sich sehnt, die man verwirklichen möchte, dann gibt es auch kein Motiv, sich anzustrengen.“

Ein verinnerlichtes Bild, wie wir beim New Yorker Marathon die Ziellinie überqueren, hilft uns, auch  noch Mitte Februar unsere Bequemlichkeit zu überwinden und an unserem Ziel festzuhalten. Das würde der blosse Vorsatz, mehr Sport zu treiben, nie bewirken.

Mein Blogbeitrag dieser Woche dreht sich um den Lebensbereich “Selbst“ und erschien in der Rubrik Carte Blanche vom Bieler Tagblatt (Freitag, 28. Dezember 2012).

 

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Auf- oder untergehen im Job

Glückliche Menschen gehen in ihrer Arbeit auf, aber niemals unter.
Unbekannt

Gehen Sie in Ihrer Arbeit auf – oder manchmal doch eher unter?

Natürlich gehört es bei engagierten Personen dazu, dass man im beruflichen oder privaten Umfeld Phasen grosser Anspannung durchlebt. Dagegen ist auch aus Sicht einer gesunden Life-Balance nichts einzuwenden – solange auf die Phasen der Anspannung auch Phasen der Entspannung folgen.

Es gibt Stimmen, die sagen, ein Leben in Balance sei langweilig. Dem widerspreche ich vehement! Ein ausgewogenes Leben hat überhaupt nichts mit einem immer gleichen, eintönigen Dasein zu tun. Im Gegenteil: Eine gesunde Life-Balance ermöglicht erst, dass wir uns mit voller Kraft für ein spannendes Projekt engagieren können, in unserer Arbeit aufgehen und Flows erleben können.

Wer in seiner Arbeit regelmässig unter- statt aufgeht, ist über kurz oder lang nicht mehr mit Leidenschaft bei seiner Tätigkeit und lebt ungesund. Was jeder Sportler weiss, muss auch die Führungskraft, der Kreative, die Familienfrau, der Ingenieur und die Ärztin beachten: Anspannung ohne Entspannung ist ein (Berufs)Risiko!

Was ist Ihre Botschaft?

Das obige Zitat begleitete mich durch diese Woche. Ich fragte zum Beispiel an einer Teamsitzung nach, wie es denn bei den Einzelnen aktuell aussehe in Sachen Auf- beziehungsweise Untergehen in der Arbeit. Das Resultat war ernüchternd: Die Menge der Arbeit lasse ein Aufgehen gar nicht zu. Selbst wenn man die Arbeit an und für sich ganz gerne täte, sei ein Untergehen in den (zu) vielen Anfragen und To-Do’s vorprogrammiert.

Meine kleine Umfrage ist natürlich überhaupt nicht repräsentativ. Doch was meine Kollegen aus einer Freiwilligenarbeit in ihrem beruflichen Umfeld erleben, ist ganz bestimmt keine Randerscheinung. Denn eigentlich brauchen wir gar nicht gross nachzufragen, ob jemand in seiner/ihrer Tätigkeit auf- oder untergeht. Oft reicht ein genauer Blick und wir sehen, mit wie viel oder wenig Freude jemand bei der Arbeit ist. Und da kann beobachtet werden, dass viele einfach ihren Job erledigen – nicht mehr und nicht weniger. Einige blühen tatsächlich in ihrer Tätigkeit auf und verbreiten in ihrem Umfeld eine positive Atmosphäre. Andere gehen offensichtlich schier unter in dem, was sie tun. Mit letzter Kraft retten sie sich ins nächste Wochenende – von Begeisterung am Arbeitsplatz ist wenig zu spüren…

Was ist also Ihre Botschaft? Wenn man Sie bei der Arbeit beobachtet, welche Botschaft, welche Signale, senden Sie aus? Sehen wir jemand, der/die in der Arbeit aufgeht? Oder jemand, der/die sich mit letzter Kraft „in die nächste Runde“ kämpft?

Für alle, die gerade gegen das Untergehen im Job ankämpfen, mag es nach reiner Provokation tönen, aber es ist so: Aufgehen in der Arbeit lohnt sich!

Und zwar vielfach:

  • Meine Freude an der Arbeit steigt und ich erlebe mehr Flows.
  • Ich arbeite mit grosser Leidenschaft, wahrscheinlich kann ich auch meine besonderen Stärken einbringen.
  • Ich blühe auf.
  • Mein Arbeiten ist von mehr Erfolg gekennzeichnet.
  • Meine Kunden werden die Zusammenarbeit mit mir schätzen.
  • Meine Firma wird (dank mir) erfolgreicher.
    (Übrigens: Für die Firma ist es nicht nachhaltig, wenn ich in der Arbeit unter-, statt aufgehe. Stichwort: Folgekosten von Burnout.)
  • Und zu guter Letzt: Mein Privatleben wird profitieren. Meine Beziehungen in Familie und Freundeskreis werden spürbar besser sein.

Ich liebe die ansteckende Wirkung von Menschen, die in ihrer Arbeit aufgehen. Ob im Restaurant, wo der Koch zaubert und die Serviceangestellte „gute Laune“ verbreitet. Ob in der Schule meiner Tochter, wo die Lehrerin mit Leidenschaft ein Umfeld schafft, in dem sich die Kinder gut entwickeln können. Ob in einem Kurs, beim Arzt oder im Konzert… Wo auch immer ich Menschen erlebe, die in ihrer Arbeit aufgehen, fühl ich mich wohl. Wo ich hingegen auf abgelöschte Menschen treffe, löscht es mir selbst ab.

Darum: Gehen Sie noch unter? Oder haben Sie schon einen Job, in dem Sie aufgehen?

 

PS: Meine Frau geht in ihrer Arbeit auf, wenn sie kreativ sein und ein Projekt entwickeln kann. Dabei erlebt sie die positiven Auswirkungen, die ich oben geschildert habe. So ist sie zum Beispiel mit ihrem letzten Projekt („Lueg use, Martin“) für den StopArmut-Kreativpreis nominiert worden. Im Livenet-Interview sagt Brigitte Gerber, was ihre Botschaft ist.

Mein  Blogbeitrag dieser Woche dreht sich um den Lebensbereich “Arbeit“.

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Mehr Zeit

Es gibt nichts, wofür man Zeit findet.
Wenn man Zeit haben möchte,
muss man sich welche schaffen!
Leopold von Ranke

Diese Woche durfte ich für ein Verwaltungsteam einen Motivationstag Mehr Zeit durchführen. Doch eigentlich war schon der Titel dieser Personalschulung eine (bewusste) Mogelpackung.

Unsere Zeit vermehren – das funktioniert nur in den Märchen. Wir haben nun mal nicht mehr als 24 Stunden pro Tag zur Verfügung. In dieser Hinsicht ist die Zeit etwas sehr Gerechtes: Jeder hat 60 Minuten Zeit pro Stunde.

Die grosse Frage ist: Wie nutzen wir die uns zur Verfügung stehende Zeit? Und genau da setzte ich an diesem Motivationstag Mehr Zeit an: Wir können nicht zusätzliche Zeit kaufen, aber wir können die vorhandene Zeit sinnvoll und verantwortungsbewusst nutzen.

Dabei geht es mir weniger um die ausgeklügelten Techniken, wie wir noch mehr in unsere Tagesplanung quetschen können. Diese Zeitspartipps sind zwar sehr wesentlich und können eine grosse Hilfe sein. Und natürlich haben wir uns am besagten Motivationstag ausführlich damit beschäftigt. Doch bevor wir mit immer besseren Techniken in immer grösseren Aktivismus ausbrechen, gilt es ganz grundsätzlich über die Zeit nachzudenken:

  • Unsere Einstellung zur Zeit ist matchentscheidend.
  • Der Kompass ist wichtiger als die Uhr.
  • Jeder verschwendet ab und an Zeit.

Unsere Einstellung

In seinem grundlegenden Zeitmanagementbuch Das neue 1×1 des Zeitmanagements schreibt Lothar Seiwert: „Erfolgreiches Zeitmanagement hängt mehr von der richtigen Einstellung und konsequentem Verhalten ab als von ausgefeilten Techniken und trickreichen Mehtoden.“

Beginnen wir also damit, eine positive Einstellung zur Zeit zu gewinnen. Nicht: „Ich habe keine Zeit!“ sondern: „Wie will ich meine Zeit gestalten?“.
Der Blick soll nicht auf das gerichtet sein, was wir alles nicht schaffen können, sondern bewusst auf das gelenkt werden, was wir wirklich schaffen wollen. Die richtige Motivation ist auch hier entscheidend: Ist es nicht erstaunlich, was wir alles an einem Tag schaffen, wenn wir wirklich wollen? Auf der anderen Seite gibt es auch Tage, an denen eigentlich schon beim Aufstehen klar ist, dass wir heute zu nichts Zählbarem in der Lage sein werden.

Der Kompass

Es ist eines meiner Lieblingsthemen und darüber habe ich in meinem Blog schon oft geschrieben: Wer seine Ziele kennt, kommt im Leben viel zufriedener und effektiver voran. Die Uhr ist gnadenlos und zeigt uns jede verflossene Stunde an. Doch der Kompass hilft uns, immer wieder zu kontrollieren, ob uns der eingeschlagene Weg ans avisierte Ziel führen wird.

Weiterführende Artikel zum Thema Kompass:

Zeitverschwendung

Als junger, visionärer Projektleiter wollte ich alles richtig machen: Ich las die Zeitmanagement- und Leadership-Bücher und wollte die vorgeschlagenen Techniken umsetzen, wollte meine Projekte und meine Tage durchorganisieren und optimal planen. Aber irgendwie war das frustrierend.

Warum? Ich bin nicht der „Buchhalter-Zeittyp“. Das heisst: Ich kann nicht genau budgetieren, wie viel Zeit ich für einzelne Tätigkeiten brauchen werde. Und noch fast weniger kann ich mich an einen genauen Plan halten. Das schränkt meine Kreativität und mein visionäres Potenzial ein.

Ich habe aufgegeben, die hochgepriesenen Techniken eins zu eins zu übernehmen. Hilfreiche Tools nehme ich gerne in Anspruch – wenn sie zu meinem Zeittyp (der Jongleur) passen und wirklich eine Erleichterung sind. Es geht ja nicht um die Technik, sondern dass wir unsere Mission erfüllen.

Inzwischen hab ich mich damit versöhnt, dass ich nicht jeden Tag zu aussergewöhnlichen Leistungen fähig bin. Ich will in einem gesunden Rhythmus leben und auch mal Zeit verschwenden dürfen. Meine Erfahrung ist: Zeit verschwenden, heisst manchmal auch Zeit gewinnen. In der Hektik des durchorganisierten Tages kommen mir nicht die besten Ideen. Aber vielleicht, wenn ich mit meinem Sohn am Rollhockey spielen bin…

 

Mein  Blogbeitrag dieser Woche dreht sich um den Lebensbereich “Arbeit“.

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Wie gelingt das Leben?

Das Tragische ist, dass viele Leute ihre Sommerferien besser planen als ihr Leben!

Um was geht es im Leben? Was ist das Ziel des Lebens? Wie kann unser Dasein gelingen?

Mir helfen folgende drei „Regeln“:

  1. Ich bin kein Hamster
    Das Hamsterrad ist für den Hamster gemacht, nicht für den Menschen. Trotzdem leben viele Zeitgenossen als Gefangene in einem solchen Hamsterrad.
    Das Hamsterrad steht für viel Anstrengung und wenig Erfüllung. Wir „chrampfen“, vielleicht sogar immer härter, müssen all die Dinge am Laufen halten und kommen doch nicht voran. Das Hamsterrad hat viel mit Leistung und Geschäftigkeit zu tun. Doch: Ein erfülltes Leben gibts nicht durch immer härtere Arbeit und grössere Leistungen.
    Es ist ein Paradox, das wir Leistungstypen kaum glauben können: Für ein erfülltes Dasein ist ein starkes Herz wichtiger als starke Arme und Beine!
    Mag sein, dass der Hamster Freude am Hamsterrad hat – aber Sie sind kein Hamster!
  2. Ich bin achtsam
    König Salomo hat in seinen Weisheitssprüchen geschrieben: „Achte auf deine Gedanken und Gefühle, denn sie beeinflussen dein ganzes Leben!“
    Es ist keine Kunst zu sehen, was alle sehen: das grosse Haus, schöne Figur, der berufliche Aufstieg…
    Doch die Kunst der Achtsamkeit hat damit zu tun, das zu sehen, was nicht direkt vor unserer Nase ist: es geht um den Blick in unser Herz, in unsere Gefühlswelt, in unser Denken.
    Die Kunst der Achtsamkeit wird uns helfen, zu erkennen, was in und um uns herum geschieht. Wenn wir uns und unser Umfeld wahrnehmen, können wir das Leben bewusst gestalten und leben nicht in einem ungesunden Alltagstrott.
    Wenn ich mich gut kenne, bin ich einem erfüllten Leben in gesunder Balance einen grossen Schritt näher gekommen.
  3. Ich bin fokussiert
    „Für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist der Kompass wichtiger als die Uhr.“ (Stephen Covey)
    Die Uhr liefert Zahlen – der Kompass zeigt die Richtung. Lieber langsam aufs richtige Ziel zu als in voller Geschwindigkeit in die Sackgasse rennen.
    Ich habe viele Ideen und kann mich für verschiedene Projekte begeistern. Meistens will ich zu viel auf einmal…
    Darum muss ich mir immer wieder sagen, dass ich fokussiert leben will.
    Haben Sie Ihren Lebenskompass bereits gestellt? Wissen Sie, was Sie in Ihrem Leben erreichen wollen?
http://www.motivation-training.ch
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Finde deinen Rhythmus

„Wer nach der Uhr lebt, muss damit rechnen, dass ihm sein Leben mit der Zeit auf den Wecker geht.“ (Ernst Ferstl)

Bei aller Wichtigkeit eines guten Zeitmanagements: Wer sein Leben in guter Balance gestalten will, sucht seinen eigenen Lebensrhythmus und lässt sich nicht vom hektischen Takt der Uhr antreiben.

http://www.motivation-training.ch
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Haben Sie Ihren Kompass ausgerichtet?

„Für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist der Kompass wichtiger als die Uhr.“ (Stephen Covey)

Um meine Ziele und Visionen zu erreichen, sind mir verschiedene Tools und Instrumente immer wieder eine wertvolle Hilfe. Ein solches Tool soll der „LiB-Kompass – eine Navigationshilfe für ein Leben in Balance“ sein, den ich für mich und für weitere Menschen, die ein ausbalanciertes Leben führen wollen, entwickelt habe. Im LiB-Kompass werden die sieben Thesen zu einem Leben in Balance aufgegriffen und umgesetzt.

Neben dem „Hier + Jetzt“ enthält der LiB-Kompass die vier Himmelsrichtungen:

  • N wie Nordstern: Wo will ich hin?

  • S wie Schatztruhe: Wo komm ich her?

  • W wie Wüste: Wo will ich nicht hin?

  • O wie Ohnmacht: Was sind meine potenziellen Stolpersteine?

Wer nicht im Hamsterrad des gestressten Getriebenen gefangen sein will, braucht seinen persönlichen LiB-Kompass. Das Erstellen und regelmässige Neuausrichten des eigenen LiB-Kompass wird Ihnen helfen, Ihr Leben bewusst zu gestalten.

Ein Tipp für alle, die in Sachen „Leben in Balance“ am Ball bleiben wollen: Beim Motivationstag Leben in Balance wird das Konzept vom LiB-Kompass vorgestellt und im Seminar Leben in Balance (zwei Trainingstage) werden die Teilnehmenden mit verschiedenen Tools, Workshops und unter Begleitung ihren eigenen LiB-Kompass erstellen.

http://www.motivation-training.ch
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Meine Zeit optimal nutzen

„Für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist der Kompass wichtiger als die Uhr.“ (Stephen Covey)

Wenn die Richtung nicht stimmt, kannst du zwar sehr schnell unterwegs sein, jede Minute verplanen und deine Effizienz im Sekundentakt analysieren.
Trotzdem wirst du nie an deinen Zielen ankommen!
Lieber zuerst den inneren Kompass, den Lebenskompass ausrichten und dann mit viel Ausdauer in die richtige Richtung losgehen.

Einige Zeitmanagement Grundsätze:

  • Aktivität ist nicht gleich Leistung
  • Nicht hart, sondern smart arbeiten
  • Gut organisiert statt frustriert
  • Nach Prioritäten agieren, nicht auf Dringlichkeiten reagieren

Und hier noch einige nicht unbedingt neue, aber immer wieder nützliche Tipps für einen sinnvollen Umgang mit dem kostbaren Gut „Zeit“ (Quelle: Equip):

  • Eine Aufgabenliste erstellen
  • Prioritäten festlegen
  • Perfektionismus vermeiden
  • Alles in Frage stellen
  • Herausforderungen annehmen
  • Unordnung vermeiden
  • Unangenehme Pflichten nicht aufschieben
  • Unterbrechungen und Ablenkungen reduzieren
  • Sich bei Schwächen durch andere ergänzen lassen
  • Einen Terminkalender benutzen

Interessiert an einem „Leben in Balance“? – Besuchen Sie unsere Homepage www.motivation-training.ch

http://www.motivation-training.ch