Kurzfristig chaotisch, langfristig erfolgreich

Wir überschätzen, was wir an einem Tag schaffen können
und unterschätzen, was wir in einem ganzen Jahr erreichen können.

Bestimmt kennen Sie diese Situation auch: Man startet ambitioniert in den Tag, hat sich einiges vorgenommen und ist vielleicht sogar motiviert, die lange Liste der offenen To-Do’s Punkt für Punkt zu erledigen. Richtige Planung ist alles, darum haben Sie sogar Zeitfenster für die verschiedenen Aufgaben reserviert. Gegen Mittag weicht die anfängliche Motivation einer gewissen Ernüchterung: Noch nicht einmal ein Drittel der zu erledigenden Punkte konnte abgestrichen werden.

Vollends frustriert sind Sie gegen Abend, wenn der „Super Gau“ des Büroalltags eintrifft: Statt die Liste der To-Do’s abgebaut zu haben, vermehrten sich die offenen Aufgaben auf wundersame Weise. Wie ist das nur möglich, fragen Sie sich müde und mit einem unbefriedigenden Gefühl im Bauch. Wie kann es sein, dass man einen ganzen Arbeitstag fleissig Aufgabe um Aufgabe erledigt und doch, scheinbar zumindest, nicht vorwärts kommt?

Einige Gründe liegen auf der Hand:

• Selbst die beste Planung ist möglicherweise unrealistisch: Zu viel vorgenommen in zu kurzer Zeit.
• Unterbrechung durch Kunden.
• Zeitfresser wie ausgedehnte Kaffee-/Rauchpausen oder Surfen im Internet.
• Rückfragen von Mitarbeitenden.
• Neue Aufträge vom Chef.
• Unstrukturiertes Arbeiten, da zu viel auf einmal erledigt wird (oder dies eben versucht wird.).
• Perfektionismus

Jeder hat seinen eigenen Arbeitsstil

Ich beschäftige mich nun schon seit rund 20 Jahren mit dem Thema Zeitmanagement. Etwa zu dieser Zeit leistete ich mir eines dieser dicken, eindrücklichen Zeitplansysteme (Agenda). Rückblickend war dies wohl eher meinem Ego als einer besseren Zeiteffizienz förderlich, aber das wäre ein anderes Thema. Ich habe etliches gelesen, vieles versucht und erziele auch ansprechende Resultate (sprich: Ich schaffe es zum Beispiel, vorgegebene Abgabetermine einzuhalten). Doch zwei Dinge sind geblieben: Erstens bin ich nicht so toll strukturiert, wie ich mir dies im Idealbild vorstelle. Zweitens gibt es diese Tage wie oben beschrieben immer wieder mal und ich bin abends geschafft, weil ich hart gearbeitet habe und doch (gefühlsmässig) nicht vorwärts gekommen bin.

Ein Weiteres frustriert mich (im Vertrauen gesagt) auch etwas: Meine Frau hat sich nie gross etwas aus Zeitmanagement-Tools, geschweige denn aus entsprechenden Fachbüchern, gemacht. Aber, und das ist der eigentliche Frust, sie hat den Umgang mit der Zeit und mit den zu erledigenden Aufgaben mindestens so gut im Griff wie ich. Während ich zuwarte, bis der Termindruck wächst und wächst, erledigt meine Frau zuverlässig das, was sie sich auf ihrem einfachen Monatsplan im Voraus eingetragen hat.

Meine Erfahrung lehrt mich folgendes: Wichtiger als alles Zeitmanagement-Wissen und das Kennen allermöglichen Tools, ist das Erkennen des eigenen Zeit-Typs. Ich muss ein System haben, das mir entspricht und meinem Typ gerecht wird. Wenn mich eine „engmaschige Tagesstrukturierung“ in meiner Kreativität und Arbeitsweise einengt, lasse ich besser die Hände davon. Verliere ich mich hingegen in allen möglichen Details, muss ich mir Zeitlimits setzen.

Eine weitere Erkenntnis aus den letzten 20 Jahren ist diese: Wir überschätzen, was wir an einem Tag schaffen können und unterschätzen, was wir in einem ganzen Jahr erreichen können. Es gibt Tage, da nehmen wir uns Grosses vor, kommen aber trotzdem kaum vom Fleck. Doch blicke ich auf ein ganzes Jahr zurück (was ich kürzlich zusammen mit meinem Coach und diese Woche mit meiner Familie in Form unseres Jahrbuches gemacht habe), stelle ich fest: Wow, das war ein reiches Jahr. Da habe ich (da haben wir) ganz viel erlebt und erreicht. Ich bin meinen grossen Zielen näher gekommen.

Und das führt mich dazu, dass ich noch vehementer für Jahresziele (PEP) und Lebensplanung (LiB-Kompass) einstehe.

Das Jahr ist noch jung, auf was möchten Sie in zwölf Monaten zurückblicken können?

Weiterführende Angebote zum Thema

• Könnte ein Jahresziel sein, das eigene Zeitmanagement zu verbessern und dem eigenen Zeit-Typen auf die Schliche zu kommen? Unser passendes Angebot für Einzelpersonen und als Personalschulung: Motivationstag Mehr Zeit
• Oder wollen Sie Ihren Nordstern (Ihre Lebensvision) entdecken? In einem mehrmonatigen Coaching-Prozess entwickeln Sie Ihren eigenen LiB-Kompass.
• Früherer Blogartikel zum Thema: Die innere Vision, Auf- oder untergehen im Job, Mehr Zeit, Meine Zeit optimal nutzen.
• Buchtipps: Das neue 1×1 des Zeitmanagement von Lothar J. Seiwert, Simplify your Life: Einfacher und glücklicher leben von Werner Tiki Küstenmacher

 

Mein  Blogbeitrag dieser Woche dreht sich um den Lebensbereich “Arbeit“.